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Pauschaler Sicherheitszuschlag bei fehlenden Rechnungsnummern

Geschrieben am 23.06.2017

Nach einem langen und harten Arbeitstag muss so mancher Handwerker sich abends noch an die Buchhaltung setzen und Rechnungen schreiben, damit das Bankkonto auch weiterhin gefüllt wird. Zu den Pflichtangaben in Rechnungen schreibt §14 UStG zumindest bei Rechnungen über einem Betrag von 250 € eine fortlaufende Rechnungsnummer vor. Bei Beträgen unter 250 € (sog. Kleinbetragsrechnungen) oder bei Quittungen ist das keine Pflicht.

Sollte dem fleißigen Handwerker nun durch einen Softwarefehler, einen Computerabsturz oder einfach nur durch versehen ein Fehler in Form einer übersprungenen Rechnungsnummer, oder sogar doppelt vergebenen Rechnungsnummern entstehen, droht – sollte der Fehler nicht behoben werden – bei einer Steuerprüfung ein Pauschaler Sicherheitszuschlag durch das Finanzamt. In einem aktuellen BFH-Beschluss, (7. Februar 2017, AZ. X 79/16, veröffentlicht am 12. April 2017) ist es in einem Fall eines Dienstleistungsbetriebes aufgrund mehrerer fehlenden Rechnungsnummern, und zwei nicht als Erlös verbuchten Rechnungen, zu einem Sicherheitszuschlag in Höhe von 2,5 % der Nettoerlöse gekommen. Lt. BFH seien die Hinzuschätzungen von je 2,5 % nicht zu beanstanden. 

Aus den festgestellten Mängeln ergäben sich hinreichende Anhaltspunkte dafür, dass die erzielten Betriebseinnahmen nicht vollständig erfasst worden seien.

Sollten Sie in Ihrer Buchhaltung fehlende oder doppelte Rechnungsnummern feststellen, empfiehlt es sich, eine Notiz in den Rechnungsausgangsordner zu legen, auf welcher der Grund der fehlenden Rechnungsnummer angegeben wird. Die Notiz ist mit Ihrem Firmenstempel zu versehen und mit Datum zu unterschreiben.

Die Notiz ersetzt natürlich nicht die fehlende Rechnungsnummer, kann aber im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt, welche meist mehrere Jahre rückwirkend erfolgt zur Aufklärung dienen. 

Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass Sie sich am Ende eines jeden Monats die Ausgangsrechnungsliste ausdrucken oder aufrufen, um nochmals zu kontrollieren ob die Rechnungsnummern fortlaufend sind.

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