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Rechnungsprüfung – ja – aber später!

Geschrieben am 23.06.2017

Wer arbeitet, sollte auch dafür entlohnt werden.

Aber immer häufiger muss man in der Praxis erkennen, dass Rechnungen oft erst Wochen später verschickt werden – und auch – dass sich formale Fehler einschleichen, welche immer seltener  vom Empfänger der Rechnung entdeckt und beanstandet werden.

Wie ist das bei ihnen? Sind Sie auch ein Steuerpflichtiger, welchem die formalen Bestandteile einer Rechnung nicht so wichtig erscheinen? Oder sind Sie jemand, der bereits eine Checkliste am Schreibtisch liegen hat, und jede eingehende Rechnung systematisch überprüft?

Sind Sie der „Sofort-Rechnung-Schreiber“ oder doch eher jemand, der lieber arbeitet, als sich mit dem lästigen „Papierkram“ abzugeben?

Zur Rechnungsausstellung ist jeder Unternehmer, der an einen anderen Unternehmer, für dessen Unternehmen eine Lieferung oder eine Leistung ausführt, verpflichtet.

In der letzten Zeit haben wir wiederholt feststellen müssen, dass das Finanzamt immer häufiger Fehler in den Rechnungen anprangert und rügt.

Das haben wir zum Anlass genommen, und eine Checkliste für ihre nächste Rechnungsüberprüfung zusammengestellt. 

Eine Rechnung, die nicht alle erforderlichen oder falsche Angaben enthält, muss berichtigt werden. Dabei müssen nur die fehlerhaften oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden. 

Rechnungen können auch elektronisch versandt werden. Dies kann auch per Email – mit pdf- oder Textdatei aber auch per Download geschehen. Zu beachten ist hier, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. 

Als wichtige Besonderheit muss allerdings die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung beachtet werden. Die Finanzverwaltung hat hierfür zwingende Vorschriften erlassen. Hier sei dringend zu erwähnen, dass eine Aufbewahrung als Papierausdruck nicht zulässig ist. Die Rechnung ist während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt!

Auf weitere Besonderheiten in Bezug auf elektronische Rechnungen werden wir in einem späteren Newsletter eingehen.

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